パワーポイント2016のファイルサイズを小さくする方法

パワーポイント診断士の村上です。

一番使っている時間が長いソフトは、GoogleChromeだと思いますが、その次に長いのはパワーポイントだと思います。セミナー資料とか、報告書とか、基本的にはパワーポイントで作ります。

当然作ったファイルは、よそに送ったりするわけですが、ファイルサイズが大きいとメールでは送付できないケースが増えますね。昔は1MB 2MBでNGでしたが、流石にそういうことはなくなってきました。でも5MB超えると、送れないところはまだ多い気がします。

そういう時はファイル転送サービスを使うこともありますが、ファイル転送サービスを相手方が受け取れないケースもありますしね。 ファイル転送サービスは、http://firestorage.jp/ を使うことが多いです。

パワーポイントのファイルサイズ

何も書いてないパワーポイントファイルを保存すると、31kBでした。

そこで写真をPPTに入れてみます。868kBの写真を挿入。

そうするとファイルサイズは 31kB+868kB=899kB ・・・ とはならず、 909kBになりました。まあ、そりゃそうですね。写真そのもののデータもあれば、写真の位置情報もあるわけですし。

ということで、この調子で資料を作って、写真をぱちぱち張り込んでいくと、すぐファイルサイズが20MBとかになってしまうわけです。

ちなみに同じスライドを10枚ならべても、パワーポイントのファイルサイズは909kBから920kBに増えただけで殆ど変わらないですね。

しかし、違う写真をたくさん入れると、こんな感じにあっという間に、6MBとなってしまい、メールでは簡単に送れないサイズになってしまいます。

 

パワーポイントのファイルサイズを圧縮する

そんな時は、パワーポイントの圧縮機能を使ってファイルサイズを小さくできます。

それぞれ圧縮してファイルサイズを計測してみます。

圧縮タイプ  ファイル容量の変化
 HD  330ppi  6MB → 2.5MB
 印刷  220ppi  6MB → 1.3MB
  画面表示 150ppi  6MB → 477kB
 メール  96ppi  6MB → 194kB

メールサイズだと、30分の一になりました。

今回のファイルの内容は写真ファイルばかりだったので、大きく圧縮できました。 普段のパワーポイントはここまで小さくならないですね。 20MBだったものが三分の一くらいにはなりますが。

圧縮しても、印刷して汚いかというとそうでもありません。 チラシとかで綺麗な印刷するならともかく、セミナ資料で,2up印刷程度なら、十分に印刷に耐えるレベルかと思います。

ということで、パワーポイントファイルをメール等で送る時は、圧縮してから送付しましょう!

そんなところで。

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