zoomを使って大勢でweb会議の打合せをやってみる〜設定、段取り、便利な機能

録画機能

いきなり録画機能の話を追記しておきます。Zoomは会議やセミナを録画してローカルもしくはクラウドに保存できます。会議の議事録代わりや、セミナのアーカイブとして機能を発揮しそうですね。

そしてスピーカービュー(喋っている人の拡大)、ギャラリービュー(全員の顔)、共有画面、音声のみ、とバラバラに録画できるのもいいですね。後で動画編集する方にとっては便利ですよ。 詳しくは録画についてまとめた記事

同時に再生してみると、録画の違いがわかって面白いですよ。

画面共有+スピーカービュー

ギャラリービューのみ

セキュリティ状況

最初にセキュリティ関連のまとめ。最新版にバージョンアップは必須ですね。zoomさんも頑張ってセキュリティ対応中。


色々とセミナや会合が中止になったり、延期になっています。必要以上に自粛はしたくないですし、これはこれでWeb会議の活用を図るにはいい機会だと思います。

そこで中小企業診断士の研究会PITでは、zoomを使ったWeb会議を実施してみました。参加者は32人。今までもzoomを使って、個別や数人で会議したことはありました。研究会でも、リアルに会合を開催しつつ、現地に来れない人だけはzoomで参加という取り組みをしてきました。

しかし30人超でzoomするのは初めてなので、色々準備しました。

結論から言うと、「30人の研究会でも十分開催は可能である!」という一方で、「ホスト(運営)側はきっちり準備しないと混乱してしまいがち」です。

正直一人でホストを担当すると、忙しかったです。また自分の操作を戸惑ってしまうと、沢山の人を待たしてしまうという、ドキドキ感もありました。

以降にメモ的ではありますが、実際にWeb会議で実施した内容を掲載していきます。

(0)事前準備

はじめに設定をするわけですが、会議を主催する側も設定は多くありません。以下のような項目を設定して、会議をつくると、招待URLが作成され、それを皆に送るだけです。参加者はすでにzoomのアプリが入っていればいきなりWeb会議に参加できますし、アプリのない方はダウンロードから始まります。

意外とある設定項目

初期設定のままでいけば、設定することはほとんどあまりませんが、zoomの設定画面をみるとかなり詳細に設定できることがあります。いくつかの項目をONに変更すると、使える機能が増えていいですね。

設定項目としては、例えば・・・

  • 字幕を出せるのはホストだけか、全員か
  • 録画できるのはホストだけか、全員か
  • チャット機能を使わせるか否か
  • チャットも全員でやるか、個別チャットをON OFFするか

などです。

ホストについても共同か否かも設定できます。投票機能の ON OFFも可能ですね。

セキュリティ的な設定項目としては

  • ワンクリックで参加できるように、ミーティングリンクにパスワードを埋め込みます。

などがあります。

さてWeb会議を開催していきましょう。10:00からスタートでしたが、9:40くらいから徐々に人が集まりはじめ、5分くらい前からわ−っと人が増え、10:00には32人が集まりました。

そしてスタートです。

(1) スピーカービュー、ギャラリービューの確認

画面の表示モードには全員の顔がうつるギャラリービューと、話している人のスピーカービューがあります。ホスト側としては全員の顔が見えたほうがいいでしょうから、ギャラリービューのほうがわかりやすいですね。一方で、参加者からすると、話している人の顔が大きく見える、スピーカービューがよいでしょう。

ただ、パソコン版だと32人の全員の顔がギャラリービューで表示されましたが、タブレットからみてみると、8人程度の限定した人しか表示されませんでした。(画面を切り替えると他の人の顔も見ることができました)

(2)ひとりずつ、あいさつ、背景変更

参加者全員に一言言ってもらってスタートしようと思いましたが、32人もいるとそれだけですごく時間がかかることが気づき、数人にしゃべってもらったところで、とめましたw

参加者も参加するときに部屋が散らかっていたら写したくないときもあると思います。そんなときには背景だけ、自分の指定した写真に変更することができます。

こんな感じに背景を変更できちゃいます。(バーチャル背景を変更)

(斜め向いてるのはカメラが斜めにあるからです(^^;)

(3)反応をいれる(拍手、親指アップ)

ホストからすると参加者の反応が気になります。拍手ボタンと、サムアップボタンがあります。反応ボタンからサムアップ推してみました。

「皆さん準備できました?」と聞いて親指が上がったところを確認していました。ただし、5秒位で表示は消えてしまいますし、断続的に参加者から押されてもホスト側は気にする余裕がなかったです。

誰がどういう順番でしゃべるのかというのもコントロールせねばなりません。なお、ホストから、このAさんはミュート!とか強制的にミュートすることもできます。基本的にはホスト以外は全員ミュートで始めて、参加者がコメントする時には各自がミュートを外しながら発信するという形のほうがいいのかもしれません。

手を挙げる機能

別の機能の「手を挙げる機能」を使ってもいいでしょう。反応の機能は、時間がたつと、消えてしまうので、手を挙げるで誰が喋りたいかをコントロールするのもいいでしょう。

ただ、手を挙げる機能は、「参加者の一覧」という別画面で確認することになります。皆さんの顔を見ながら、誰が手を挙げているのか確認するのはちょっとやりにくいです。

この機能は、司会が打ち合わせをコントロールして、「では質問のある方は?」と投げかけて、そのときに 参加者一覧から、手を挙げているヒトを指名して話してもらうのがいいでしょう。

(4)(ホスト(村上))から画面共有

顔を合わしての会議の他は、資料を見ながらというのが一番活用されるシーンではないでしょうか。

パワーポイントの資料をみせながらホストが説明していけます。

参加者もコメントを描いたり、線を引いたりできます。→ 「らくがき」 って下の画像で書いたのは、パワポの機能ではなく、zoomでコメント入れたものです。

ただし、もちろんですが、パワポのスライドに書いてるわけではなく、見えてる画面にコメントしているため、スライドが次のページに進んでも、コメントは残ります。コメントが付いた場合は、スライドを進めるときにクリアしながら進める必要があるでしょう。

(5)ホワイトボード機能

資料を見せながらコメントしてもらうのもいいですが、別途ホワイトボード機能もあります。ホストが描いて、みんながそこに追記することもできます。

誰がコメントを付けたのか、一瞬ですが表示されるのは良い機能ですね。
→注釈者の名前を表示

(6)字幕機能の実験

画面の下に出ているのが字幕機能です。全員にブロードキャスト的にちょこっと通知するにはいいかもしれません。ただし文字サイズが最大で32ptまでしか大きくできませんでしたので、もっと全画面的にどーんとメッセージ送れるのがいいと思います。

(7)ブレイクルーム機能(5人位の小集団チームに分かれて挨拶、もどってくる)

32人で一斉に会話をするのが大変なときに、6人×5チームなどに分割して、ミニ会議を行うことができます。(すいません、画面キャプチャアはできずでした)

ホストは ブレイクルーム機能をクリックすると、自動か手動が選べます。自動なら、5チームとチーム数を勝手に割り振って、小集団でのテレビ会議が始まります。

なお、ホストは5チームいるうちのどの会議室にも入ることができ、退出して別のチームに入ることもできます。 全体ワークから、個別グループワークへといった移行ができるわけです。

ただ、5チームの動画や音声を同時に聞くことはできません。(聞いてもごちゃごちゃで訳がわからないですからね)

時間がきたら、グループワークを終了させると、1分間の余裕時間が設定されます。各チームは話をまとめて、退出すると、メインの会議室に全員が戻ってきます。

少しややこしい機能ですが、事前に段取りをきっちり決めておけば、(時間とか人数とか)使えそうですね。

(8)チャット機能

会議中にチャットも併設して実施できます。ただ、沢山の人が参加していると参加ウィンドウで画面が占拠されてしまいます、チャットも連続でたくさん来ると分けがわからなくなります。ホストが喋っている時はチャットを見る余裕があまりなかったです。

そこで、一旦、みなさんからの質疑タイムを設け、ホスト側もチャットに注目して実施する時間を持ちました。

質疑タイムをチャットでしました。

  • 参加者の音声をホストは消せるのですか? →YES
  • 背景はどうやって消すのか?→ バーチャル背景を設定
  • ブレイクルーム機能でも字幕機能はつかえるのか? →たぶんつかえる 
  • ホスト機能は共有(複数人)でできますか? →できました
  • 参加者の音声ミュートできるか? →できます(ホストから指定できる)
  • 手をどうやって上げるのですか?
  • 字幕はどうやってかけるのですか?→ホストのみもできますし、参加者にも書けるように設定できます。
  • チャットは全員じゃなくて個別(1:1)もできるのですか? →できます
  • 入室時のパスワードは必要か? →URLで招待するとパスワード埋め込みなので必要なし。一方で、会議IDで招待すると、IDとパスワードが必要

(9)zoomで投票ができる機能

大人数で参加なら、途中で、アンケートとか取りたくなります。

以下のようなフォームでアンケートもとることができます。

(なお、設定で、投票機能をONにしないと設定できません (有料機能かな

(10)録画機能

 会議の録画が可能です。無料版だと、会議が終わったあと動画がダウンロードできます。3分くらいの動画で23MBでした。

長時間の会議を録画するには、やはり有料版で、クラウドで録画保存というのがやりやすそうです。

(11)ホスト変更機能

他の参加者にホストを指定して譲ることもできました。

また、(有料版かな)複数人でホストを指定して実施することも可能でした。ただ、複数人がホストになってどうコントロールしていくのかも、少し悩ましいなと思います。

色々、zoomの可能性は今後も広がりそうですね。実験してみて楽しかったです。

待合室機能

URLさえ知っていれば乱入できちゃう、zoom。それを防ぐための機能として待合室機能が追加されました。ホストの人が一人ずつチェックする必要がありますが、設定して置かなければならない機能ですね。

写真の説明はありません。

そんなところで