Dropboxのフォルダ整理・活用のポイント

Dropbox診断士の村上です。

一人でやる仕事が多いですが、やっぱり色んな人と連携してやる仕事が増えてきたので、Dropboxは重宝しています。これがないとやっていけない。 GoogleDriveもOneDriveも使っていますが、ファイル共有相手がどうしてもDropboxが多いので、やっぱりDropboxばかり使っています。

最初の頃は無料で使っていましたが、容量が足りず有料版にしています。でもこういう役立つサービスこそ、生き延びて欲しいので、積極的にサービスにはお金払うようにしています。

DropboxProは年間99ドル。年間12,000円で、ファイルが共有できて、バックアップが勝手に取れるなんて、とってもハッピーなサービスですね。 なおBusinessは月間1,500円ですね。

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フォルダの整理

ところでDropboxのフォルダ整理できていますか? メールは全部Gmailで読むようにしているので検索が全てを見つける!ということにしているのですが、フォルダはまだ検索で見つける!というところまで至っていないので、いろいろ整理の仕方を考えながら日々を過ごしております。

私は以下図表のようにナンバリングしてフォルダ作っています。ちょっと古い考え方だけど、やっぱり、並び順が変わらないほうがフォルダを見失いにくいので、気に入ってます。

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お仕事のTASKフォルダは以下のように地域別とか顧客別に整理しています。

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ところが共有フォルダ

自分一人のフォルダだと整理はそれでよかったのですが、Droboxでの共有がすすむと、フォルダ名の共通ルールがとれず、並びがぐちゃぐちゃになってしまいました。。。(><

そのため、フォルダ見つかりにくい・・・ということで、2つの対策をほどこしました。

対策1:使わなくなったフォルダは同期しない

これは、容量を減らすためにも最適ですね。Droboxの選択同期機能の活用です。

選択型同期を使用してパソコンの空き容量を節約するには?
https://www.dropbox.com/ja/help/175

こんな感じに同期したいフォルダを選べます。チェックを外すとパソコンには同期されません。もちろん、Webには残るので、おいときたいけど、そんなに使わないフォルダは同期しないに限ります。他の人と一緒に仕事するのは、プロジェクタ型で終わりがあるものが多いので、そういったフォルダも徐々に同期を外しています。

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しかしまあ、こんなに使っているのに、DropboxProプランでは、まだ1TBの容量の13%しか使っていません。まだまだいけますね!

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対策2:フォルダ名に年をつける←自分がDropbox作ると言う

そして、もう1この対策は、みんなでファイル共有作業するときには、「わたしがフォルダを作るよ!」といって、フォルダ名の付与権限をゲットします!自分の好きなフォルダつくれますもんね。

ただ、他の人のフォルダに 95_作業 などフォルダが出来るとおかしいので、年のフォルダ名を作ることにしました。こんな感じ。

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そうすると、少なくとも年度別に並ぶので、フォルダを見失いにくいです。年がかわって同じようなフォルダが出来ることも多いので、(・・・例えば創業など)わかりやすいです。

みなさんもDroboxフォルダを共有で作るときには頭に年をつけてくれませんかね? そうすると、私のフォルダも乱れなくてありがたいです。(^^;

そんなところで