受信ボックスを空にすることで仕事ははかどる!?〜Gmailの受信ボックスをmailboxで空に!

IT中小企業診断士の村上です。

 今日は、メールの処理や仕分けについてです。

メールのやり取り減ってますか?

メールのやりとりって減ってきていますか?
ソーシャルメディアでのやりとりが増え、確かに私自身の受け取るメールの総量減少しています。
そして、Facebookメッセージで仕事のやりとりも行われる機会が増えてきました。

ただそうは言っても、まだまだ重要な内容や、ファイル添付もの、
初めての問合せはメールの方が多いですね。

やはり、どのようにメールを整理していくかは未だに大きな課題です。

メールボックスを空にするのがライフハックの基本!?

よく会社で上司が未決箱、承認済み箱を用意して書類を整理しますが 、

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これと同じで、メールメールボックスも処理が終わったら
メールボックス(受信箱)からメールを移動させてスッキリさせたいものです。

今日、今現在の私のメールボックス!空っぽ!すっきり!キモチイー!

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とは言うものの、受信箱からメールを全て移動するには、
全てのメールの処理が終わっていないといけないです。
未処理なのにどこかにメールを移動してしまうと、
その処理が終わったのかよくわからなくなってしまいます。

メールの処理タイミング

しかし、全てのメールを時系列に処理していくのは現実的ではありません。
メールの返信にはいくつかのパターンがあると思います。
・(1)読むだけで終わり
・(2)その場で返信して終わり
・(3)成果物など作成して返信して終わり
・(4)どう処理するか悩むので保留

(3)や(4)の処理は時間がかかるので、メールが来た時点で
処理してしまうかは悩みどころですね。
その場でやってしまうと他の仕事に影響を与えてしまうので。

また、メールを読むタイミングも人によって色々ルールがあるのではないでしょうか?
メールを読む時間を決めて、集中して処理しちゃうというタイプもあれば、
即読んでしまうというタイプもあるでしょう。

そして、近年では、PCだけでメールを見るのではなく、スマホで移動中にメールを
読むケースが多くなっていると思います。

私のメール処理ルール

今の私の仕事スタイルは、2時間ほどお客さまを訪問して、次のところへ移動、
移動時間が余るところでは、合間に喫茶店に入るという流れです。

ですから、メールのチェックはできるだけ移動中のスマホでやってしまいます。
そして、(2)のような、その場で返信できるものはスマホでやってしまいます。
また、(3)のようなちょっと文章つくったり、資料などの成果物を作ったりするのは
合間の喫茶店や、帰宅後に実施するわけです。

しかし、メールを一旦読んでしまうと、既読になってしまので、
後から見直すときに忘れやすくなってしまいます。
かといって、もう一度未読に戻すのも、なんかカッコ悪い気がします(^^;

Mailboxでの処理の方法

そんな時に役立つのがMailboxアプリです。

「Mailbox」を使って、読んだメールをアーカイブ(書庫)にしまってしまうのか、
あとで見直すかをセットするようにしています。

右にスワイプすると、アーカイブ(書庫行き) もっと右にスワイプすると削除
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左にスワイプすると、後で対応  → いつ対応するのかを設定
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Web版のGmailを確認すると、Laterなどのフォルダが出来て、そちらに移動したメールが溜まっています。つまり、後から処理するときは、このフォルダだけ確認すればいいわけです。

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参考:たまりまくったGmailをスワイプしてサクサク整理できるアプリ「Mailbox」
http://gigazine.net/news/20140411-mailbox/

つねに、積み残しになっているメールと、その他にわけて、受信ボックスを空にするのは気持ちが良いものですし、何より仕事がはかどります。受信ボックスが山盛り・てんこ盛りのみなさまは是非試してみてください。

Mailboxで空っぽになった受信ボックス
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そんなところで。