議事録・報告書を音声データからシームレスにまとめてくれる生成AI〜PLAUD
報告書をたくさん書きます
私は商工会や商工会議所さんから専門家派遣で事業者さんを訪問してデジタル化や集客の相談を行うことが多いです。年間100件くらいは訪問しています。
また定期的に窓口相談会の対応をしています。東京商工会議所のBSD東では毎月第2,4金曜日にデジタル化相談窓口を対応していますし、それ以外にもECの相談会、創業の相談会などで合計年間25回くらいやっています。1日につき3〜4件の相談があるので、 年間70とか80人くらいの事業者の相談に乗っています。
それ以外に個別のコンサルティングなどで合わせると、200回くらいのコンサルティング・相談を行います。
また、それ以外に打合せの件数は年間50回くらいでしょうか。
打合せは報告書がいりませんが、相談会や専門家訪問は報告書が必要になります。A4で1枚のこともあれば、2枚のこともあったり、5ページくらいになることもあります。
報告書はためちゃうと、書けなくなるので、殆どのものは当日に書いてしまいます。 A4で2枚くらいなら 30分から1時間くらいといったところです。（それ以外に交通費の精算とか請求書類も含めて）
なので、今回打ち合わせを予約して報告書を書く流れをAIで実現していこうと思います。
録音してAIで生成する
AppleIntelligenceも進化し、iPhoneで録音し（ボイスメモ）それを文字起こしして、要約機能で要約してくれるようになりました。
ただ、１時間のうち合わせを要約すると、スムーズに行かないこともあり、まだまだこれからの進化を待ちたいところです。
ハードから一気通貫でのよさ
そして今回はPLAUDを購入しました。私は腕時計バンドも買って腕につけています。
もちろんAppleWatchでボイスメモを起動してもいいのですが、AppleWatchは電池の持ちが心配になります。
一方でPLAUDのように議事録生成専用のハード＋アプリという形になると一気通貫で使えてスムーズでいいですよね。通常のボイスレコーダーを使うと、ボイスレコーダーからパソコンにファイル転送して、文字起こしして，要約をお願いするわけですが、そのステップがめんどい。
専用ハード＋専用AIという形態が、毎日使うことを思うととてもスムーズですね。
音声要約テンプレートが使える
PLAUDにはあらかじめ用意された要約テンプレートがあります。まあ要約用のプロンプトといったところですね。
例えば、ミーティングの要約であれば以下ののようなテンプレートがあります。
確かに、コンサルティングとディスカッションではまとめ方が変わるでしょう。
コンサル要約テンプレ
コンサルティングのテンプレを開いています。この場合は、一方通行の質疑、コンサルティングというよりQAセッションのような感じでしょうか？その内容でまとめてくれます。
基調講演のテンプレ
セミナの内容をまとめるのにはよいですね。まあ、多くのセミナでは録音禁止されているから使える場合は限定されるでしょうが。
自分のセミナで試してみました
実際に自分が話したセミナの内容を前半の60分だけですが、まとめてみました。
さらに自分でテンプレを登録できる。
私は公的機関から事業者を訪問して2時間くらいで相談を受けて、その結果をA4で2枚くらいの報告書にしてまとめて、事業者と公的機関に報告することが多いです。
そこで以下のようにテンプレを作ってみました。
1時間程度の相談内容を要約してみました。
以下のような内容にまとめられました。まとめてみると多少抽象的かなあとも思いますが、報告書としてはそのまま出せそうなレベルにあると思います。
感想
生成AIを使ってレポートを書くというのは楽なものです。一方でインターネットの情報をまとめてきているだけだし、何より自分がよく理解できていない内容もレポートに含まれてしまう可能性があります。学生のレポートなら満点だと思いすが、仕事を自分で進めるうえでは、自分が理解していない内容を提出するわけには行きません。結局、内容の確認などに結構時間をとられます。その結果、自分の理解度が進むこともありますし、一方で、余計に時間がかかってしまったと感じることもあります。
ところが、今回のような自分の打合せの要約だと、自分が喋っていることが内容の要約が大半であるため、まとめられたレポート・要約に違和感がありませんし、何より自分が理解していないことが記載されることがないのがいいですね。
結果の報告書をまとめて提出するということでは十分に実戦投入できるレベルだと思います。
営業・コンサルティングでは教育と管理の両面で使える
私は一人会社なので、この内容を部下に共有してという利用シーンは無いですが、組織化された会社の場合はものすごく有効ではないでしょうか。
営業マンがたくさんいるものの、日報を書いてもらっても全然内容が薄くて役に立っていない会社は多いと思います。しかしこういったAI要約器を使えば、営業マンは日報を書く作業から完全に解放されると思います。会社側としても、営業マンの質の高い日報を手に入れられますし、なんなら話していたこと全部の文字起こしも手に入る。
この内容を後輩の営業マンの教育にそのまま使えるのではないでしょうか。こういったとき、先輩営業マンはなんと答え、提案しているのかを把握できます。
問題は、打合せを録音していいかに尽きると思います。お客様側が嫌がる可能性もあるでしょうね。
今のところ、私はAI要約で録音して、今日の結果を共有しますね！と言ったら断られたことはありません。（まだ10回位の利用ですが）よほどセンシティブな内容でなければそれほどお客様側の拒否感は無いかもしれません。
営業マン側は嫌がるかもしれませんね。自分の言動が逐一把握されれてしまうということに。でもノウハウの共有・新人の教育には使えるので会社側が強制してもいいんじゃないかと思います。
コンサル会社はより使いやすいでしょうね。営業マンよりは録音に反発が無いんじゃないかと思います。
そんなところで。
