スケジュール管理とToDo管理をどうするのが最適か!?

スケジュール管理は、Googleカレンダーで行っています。スマホではさいすけで行っています。(最近、さいすけ2にしました。)

わたしは、あまり紙の管理が得意ではありません。自慢じゃないですが、手帳の紙のカレンダーを1年間使い切ったことがないです。最長でゴールデンウィーク明けまででした。(年末に単なるメモ帳と化した手帳を見るとスケジュールを入れているのは5月くらいで終わっていました。だいたい)

どうしてそうなるかというと、会社員時代は、会社は会社のスケジューラーがあったからです。サイボウズだったり、アウトルックだったり。その頃は、アウトルックだと、社外でスケジュールを確認できなかったですが、あまり困りませんでした。

それは、外出がそんなに多くなかったから。社内にいて提案SE的なときでも、まあ週に2回くらいでしょうか。外出は。そのため、外部からスケジュールを確認する必要がありませんでした。

逆に、長期の外部常駐のSEで出かけるときは、もはや社内のスケジューラーは見る必要がなく。プロジェクト内で共有のスケジューラーをサイボウズなりで立ち上げてスケジュールを見ていました。

ガジェットも

今使っているのはiPhone6S+です。iPhoneは3代目。 それ以外にも色々と購入してきました。最初に買ったのは、もう機種名がわからない。三菱のPHS内臓のPDAでした。そのあとはシグマリオンの1と2を買ったり。

PDAなりのガジェットを買う目的は、外出先でメールを見たり、スケジュールを見たりですが、残念ながら、会社のセキュリティにより、外部からは見れませんでした。そうすると自分自身のメールを見たりするわけですが、会社員時代に個人に来るメールなんて、たかが知れていました。その結果、ガジェット類も使っているのか、遊んでいるのか微妙な位置づけでしたね(^^; まあ、ネット見るのには結構つかったかな。

独立して働くようになって

そんな時代が変わってきたのは、やはり中小企業診断士になってから。会社以外の活動が増え、そして独立をすると、自分のスケジュールは自分だけのものになり、PDAからスマホと呼ばれるようになった物体への依存度が急速に高まっていきました。

前述のように、紙で管理しない(できない)わたしは、Googleカレンダーに溺れるようになりましたが、Googleカレンダーの活用方法自体にも色々と試行錯誤しました。

Googleカレンダー

最初に悩んだのは、スマホ(iPhone)でどうやってみるかですね。iPhoneの標準カレンダーはいつまでたってもダメだし、Googleカレンダーのアプリもなんだか、欧米的でしっくり来ない。

有名どころのカレンダーはほとんどすべて試した結果、さいすけにしたわけです。

決定要因は、月表示のスタイル。 わたしは分単位のスケジュールを刻んでいるわけでもないので、だいたい、午前10時から打ち合わせ、午後14時から打合わせ と言った感じで、日に2-3件のスケジュールが入ります。そのため、1日を分刻みで見る必要はないし、1週間単位よりも、1ヶ月単位で一覧で全部予定を見たいのです。

さいすけは、1ヶ月表示カレンダーで、登録したカレンダー項目が見れるので、それだけに惚れました。当時は、1ヶ月表示で日々の項目が見られるのが少なかった。(今でもiPhoneのアホカレンダーは以下の通り見れませんが)

さいすけ                 iPhoneカレンダー(予定有りは●になってるだけ)

  

Googleカレンダーの色は 緑がコンサルティング 黄色がセミナー 赤が打ち合わせ 青が勉強 紫が未定・調整中の予定です。

なお、黄緑は、タスクです。(ToDoです)

予実管理!?

次にGoogleカレンダーの入力で悩んだのは、予実管理をやろうと思ったから。予定と実績ですね。スケジュールだと、コンサルやセミナーといった時間がきっちりしたものしか入れないので、この時間は資料作成!とか予定も入れて、その実績管理をしようと思いました。

しかし、この取組は失敗に終わりました。10時-12時 ◯◯商工会議所セミナー資料作成 とかいれていたのですが、そのとおりに全然いかない。 資料作成とかのったりのらなかったりしますもんね。

そうすると、実績もあんまり入れる意味がない。よって資料作成とかは入れるのをやめたのですが、そうすると、コンサルやセミナーなど予実管理をしなくてもいいものばかりになりました。始まる時間も終わる時間も殆ど決まってますもんね。

ということで、予実管理の取り組みは止めました。ただ、せっかくなので、3ヶ月間だけ、いつなにをやったのか、ログ管理を行い、時間記録は行ってみましたが、あんまり得られるものはなかったなあなんて思います。(その時のデータ探したけど見つからない(><)

そして、ToDo管理へ

カレンダー管理とか進捗管理とか結構好きです。やっぱりIT企業にいるとプロジェクト管理は好きになるわけです。ガントチャート書くのに命をかけていた時期もありました。

ガントチャートは以下のようなスケジュール。(出典は、ウィキペディアのガントチャートより)

でも一人で仕事する上では、ガントチャート、あんまりいらないんだよね。そこまで複雑に絡み合う仕事じゃないし。診断士の共同作業で、ガントチャートを引いたことがあるけど、それもあんまりうまく行かなかった。最初はいいんだよね。作業の全体感が見えるから。でも、ガントチャートって最初に書いておわりじゃなくて、予実を入れて、変更があれば対応していく必要がある。

だから運用が大変。ITのプロジェクトで、プロジェクト管理の仕事をしていると、これに命をかけられるわけだけど、診断士同士の作業だと、そこまでプロジェクト管理に命掛ける必要もないので、ガントチャートがただの、最初の予定計画表みたいになってしまった。

ということで、大好きなガントチャートに別れを告げて、ToDo管理でいいじゃない!ということにしました。

個人のToDo管理

ToDo管理も当初は色々試してみた。GTDやらなきゃあ!ということで、RememberTheMilkとか。でもコレも複雑すぎて、続かず。

そして今使っている、Googleカレンダーでのタスク管理機能を使うことにした。しかし、これも当初はうまくいかず。失敗の原因は、タスクを分類したことでした。 資料作成、手続き、報告書提出、いつかやる・・という風に分類をした結果、ToDoを見なくなってしまった。

ToDo管理の一番の肝は、一番見るところに貼っておくことだと思う。忘れないためにも。なのに、ToDoを分類しちゃうと、画面を切り替えないと見れない。そうすると見ない・・・やらない・・・

ということで、ToDoは分類せずに1画面にぶち込むことにした。そして、一番見るところに貼る・・それは、ブラウザ。ということで、Googleタスクをブラウザで開きます。そしてそのページを立ち上げ時の初期画面にします。

左端に、タスクを分類した残骸が残っていますが、今は使っていません。とりあえずすべてのタスクはここに ほり込む! そしてブラウザ立ち上がると初期画面なので、いやでも見ちゃう!

この感じでの管理が気に入ってます。だいたい1ページ以上溢れて、画面が下に切れるくらいタスクが貯まってきたときは死にそうなときです!

 

団体でのToDo管理

ToDo管理という視点では、個人の管理でホトンド完了です。複数人でやる仕事の場合は、なかなか全体でToDo管理しよう!とまではならないのですが、今ちょっと試しています。ChatWorkでToDo管理。

ChatWork自体は名前の通り、チャットシステムです。最近、連絡手段が多様化して大変デスよね。メールも使うし、人によってはFacebookメッセンジャーだったり、LINEだったり。まあ、たいていパソコンの前に座っている私は、どれできてもパソコンで返信しているのでいいですが、あまり手段が多様化するとちょっと面倒。

そういう意味では、仕事のメッセージは全部ChatWorkにする!みたいな感じになったら便利なのかもしれません。

そしてChatWorkが仕事メッセージのプラットフォームになれば、そこでのToDo管理が成り立ってくる。ToDo管理の仕組みとしてステキなところは、自分がやるべきToDoと他人がやるべきToDoを管理できるのです。

・村上が1/15までにやならないといけないタスク
・村上がAさんに1/15までにやってくれとお願いしたタスク

の両面で管理出来るんです。これはいいかも!

◯自分に割り振られたタスクの状況

◯自分が依頼したタスクの状況

最適なスケジュール管理・タスク管理って難しい

このように、完全デジタルで管理することにこだわる村上ですが、決して紙管理を否定するものではありません。 (まあ、なんでGoogleカレンダ-使わないんだろう?と疑問には思いますが(^^:)

自身の好み、仕事の内容、仕事の規模とかによって最適な管理方法って変わってきますしね。

大規模プロジェクトでは、やっぱりプロジェクト管理ツール入れてゴリゴリ管理したいし! 私みたいに一つ一つの仕事の単位が小さくて、項目は多いタイプは、スマホ+Googleでの管理は向くでしょうし。

いずれにせよ、時代の流れによっても新たな管理の仕組みは出てくるので、そういったものは引き続き試していってみたいですね。

そんなところで。